Subsidiereglement cultuurverenigingen

1. Doel

Het gemeentebestuur gelooft in de waarde van een bloeiend verenigingsleven. Mensen ontmoeten elkaar rond gezamenlijke interesses of organiseren samen allerlei activiteiten. Ze nemen spontaan initiatief, tonen engagement en dragen zorg voor leden, vrienden en activiteiten. Het gemeentebestuur wil verenigingen stimuleren om deze belangrijke maatschappelijke rol ten volle op te nemen en hen uitdagen om mee te werken aan de doelstellingen van het gemeentelijk meerjarenplan.

2. Begripsbepaling

Ondersteuning: een financiële steun in de vorm van een subsidie aan Pelter verenigingen.

Vereniging: een organisatie met leden die een gemeenschappelijk doel nastreven.

Lid van een vereniging: een natuurlijk persoon die op de ledenlijst staat tenzij anders bepaald in de sectorale omschrijving.

Criterium: een aspect dat een onderscheid maakt, een bepaalde eigenschap die kwalitatief en/of kwantitatief wordt beschreven en waaraan een vraag kan worden getoetst of gewogen.

Kwantitatief: een eigenschap die peilt naar bepaalde aantallen bijv. leden, aantal activiteiten, aantal aanwezigheden,...

Kwalitatief: eigenschap die zoekt naar bepaalde kwaliteiten, vaak minder telbaar zoals niveau van begeleiding, variatie in aanbod,...

Referteperiode: de periode van 1 jaar die in aanmerking wordt genomen voor de beoordeling van de criteria voor berekening van de subsidies. Deze kan per sector verschillen op het vlak van begin- en einddatum.

3. Basisvoorwaarden

Om als een Pelter vereniging beschouwd te worden, dient men gelijktijdig aan de volgende voorwaarden te voldoen:

  1. Haar maatschappelijke zetel bevindt zich in Pelt en/of meer dan 50% van de activiteiten vindt in Pelt plaats en/of meer dan 50% van de leden wonen in Pelt. Er moet minstens aan twee van deze drie criteria voldaan zijn.
  2. Een autonoom bestuur hebben met minstens 3 personen.
  3. Minimum 5 leden hebben tijdens de referteperiode.
  4. Een reguliere werking kunnen aantonen aan de hand van een activiteitenverslag.
  5. Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid hebben voor de vereniging en een verzekering lichamelijke ongevallen voor de leden. Verenigingen die een eigen lokaal beheren, hebben daarvoor een brandverzekering.

Om als Pelter vereniging gesubsidieerd te worden moet men:

  1. Voldoen aan de voorwaarden om als Pelter vereniging beschouwd te worden.
  2. Over een bankrekeningnummer beschikken op naam van de vereniging.
  3. Op elke externe communicatie, het authentieke gemeentelogo en de vermelding ‘Met steun van de gemeente Pelt’ opnemen.
  4. Desgevallend het authentieke gemeentelogo van de gemeente Pelt op een duidelijk zichtbare plaats aanbrengen op de kledij (uniform, sportuitrusting, spelkleding, …) zodra de gemeente hierover een voorstel uitwerkt.
  5. De Nederlandse taal als voertaal binnen haar communicatie en werking gebruiken.
  6. Aan al haar financiële verplichtingen ten aanzien van de gemeente voldaan hebben op het ogenblik van het indienen van het dossier.
  7. Alle activiteiten open voor groot publiek publiceren in de UiTkalender.
  8. De principes en de regels van de democratie en van het Europees verdrag van de rechten van de mens onderschrijven en toepassen in hun werking
  9. Voldoen aan eventuele bijkomende sectorale voorwaarden.

Komen niet in aanmerking voor het bekomen van subsidies op basis van dit reglement:

  1. Serviceclubs
  2. Politieke partijen en hun jongerenbewegingen. Als politieke partij wordt beschouwd de vereniging van natuurlijke personen, al dan niet met rechtspersoonlijkheid die deelneemt aan de verkiezingen die door de Grondwet, de wet en het decreet zijn bepaald.
  3. Verenigingen met als doel het verspreiden van een levensbeschouwelijke boodschap die zowel religieus als niet-religieus kan zijn.

4. Sectorale voorwaarden

Cultuurverenigingen: Verenigingen die een werking ontplooien in groepsverband gericht op gemeenschapsvorming, cultuurparticipatie, maatschappelijke activering of educatie rond socio-culturele, hobby en vrije tijdsinitiatieven en kunst.

Gezinsverenigingen: Verenigingen die streven naar een kind- en gezinsvriendelijke samenleving.

Jeugdverenigingen: Verenigingen voor en door kinderen en jongeren van 3 tot en met 30 jaar, in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en ter bevordering van de algemene en integrale ontwikkeling van de kinderen en jongeren die vrijwillig deelnemen.

Milieu- en natuur: Verenigingen die het groen-, natuur-, milieu- en klimaatbewustzijn stimuleren.

Seniorenverenigingen: Verenigingen met als primaire doelstelling het organiseren van activiteiten voor senioren. Deze activiteiten bevorderen de ontmoeting tussen senioren. De activiteiten kunnen ontspannend, cultureel, educatief of sportief van aard zijn. De vereniging heeft met haar werking een gemeenschapsvormende functie.

Sinterklaascomités: Verenigingen die met vrijwilligers instaan voor de ontvangst van Sinterklaas in de gemeente of in een Pelter dorp. Verenigingen die samen met andere lokale initiatieven in de gemeente of in een Pelter dorp het sinterklaasfeest vorm geven.

Sportverenigingen: Verenigingen met als hoofddoelstelling het beoefenen van sport en het organiseren van activiteiten met een competitief of recreatief karakter, individueel of in groepsverband en waarbij de fysieke inspanning van mens of dier centraal staat.

Welzijnsverenigingen: Verenigingen die het lichamelijk, geestelijk en maatschappelijk welbevinden van de Pelter bevolking bevorderen. Verenigingen die de levensomstandigheden van kwetsbare Pelter inwoners als primaire doelstelling hebben. Hun activiteiten stimuleren de actieve participatie van burgers.

Het college van burgemeester en schepenen oordeelt op basis van de aanvraag tot welke sector de vereniging behoort. In het kader van dit subsidiereglement kan een vereniging slechts tot één sector behoren.

5. Bedrag subsidie

De subsidie wordt toegekend binnen de perken van het daartoe voorziene budget in het gemeentelijk meerjarenplan. De werkingssubsidie wordt berekend op basis van sectorale criteria. 

6. Aanvraagprocedure

De subsidie kan enkel aangevraagd worden door het daartoe voorziene aanvraagformulier in te vullen en in te dienen. Het aanvraagformulier is online beschikbaar via de website van de gemeente Pelt. De aanvraag moet vóór 1 oktober ingediend worden. De subsidieaanvraag handelt over de activiteiten van het voorgaande werkjaar. De aanvrager van de subsidie is verantwoordelijk voor de ingevulde gegevens op het aanvraagformulier. Het aanvraagformulier dient ingevuld te worden door de personen die gemachtigd zijn de vereniging te verbinden. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt uitsluitend bij de vereniging zelf. De gemeente is niet gehouden deze machtiging te controleren. Bij niet of het onvolledig indienen van het dossier worden de verenigingen die binnen dit reglement het voorafgaande jaar subsidies ontvingen, door de gemeente, per email, uiterlijk op 10 oktober verwittigd. Vanaf deze verwittiging heeft de vereniging 10 kalenderdagen om alsnog het dossier in te dienen of te vervolledigen.

7. Toekenningsvoorwaarden

De subsidie wordt berekend op basis van de gegevens over de werking van het volledige werkingsjaar waarvoor de subsidie wordt ingediend (is sectorafhankelijk). De subsidie wordt in het kalenderjaar uitbetaald waarin de aanvraag wordt ingediend.

 8. Specifieke sectorale voorwaarden cultuurverenigingen

Doel

De gemeente Pelt zet sterk in op een cultuurbeleid. Dit komt tot uiting via verschillende doelstellingen en acties in het meerjarenplan. Het gemeentebestuur gelooft in de waarde van een bloeiend socio-cultureel verenigingsleven. Met de subsidiëring wil het gemeentebestuur de continuïteit van de werking van deze verenigingen mogelijk maken en de activiteiten ondersteunen.

Begripsbepaling

Cultuurverenigingen: verenigingen die een werking ontplooien in groepsverband gericht op gemeenschapsvorming, cultuurparticipatie, maatschappelijke activering of educatie rond socio-culturele, kunst en hobby en vrijetijdsinitiatieven.

Toonmoment: Een volledig op zich staand cultureel-, concert- of theaterprogramma, met een openbaar karakter en waartoe het publiek uitgenodigd wordt via verschillende communicatiedragers.

Wederkerende activiteit: activiteiten die met een bepaalde regelmaat worden georganiseerd.

Sectorale voorwaarden

Deze specifieke voorwaarden handelen over ‘cultuurverenigingen’. Een cultuurvereniging kan enkel in aanmerking komen voor deze subsidies indien zij aan de volgende voorwaarden voldoet:

  1. De cultuurvereniging heeft minimum een volledig refertejaar (1 juli – 30 juni) werking achter de rug.
  2. De cultuurvereniging wordt voor dezelfde activiteiten niet gesubsidieerd via andere gemeentelijke kanalen.

Socio-culturele verenigingen

Deze verenigingen organiseren activiteiten die de ontplooiing van volwassenen en hun maatschappelijke participatie willen bevorderen.

Kunsten

Die disciplines die onder te brengen zijn binnen 1 van de 9 erkende organisaties ondersteund door het Forum voor amateurkunsten. Deze disciplines zijn: beeldende kunst, dans, foto, film, multimedia, zang, muziek, schrijven, theater. Deze verenigingen werken met de eigen leden creaties uit en tonen deze via optredens, voorstellingen, performances en tentoonstellingen aan het publiek.

Voor de verenigingen uit de sector kunsten geldt voor alle disciplines dat er minstens 1 openbaar toonmoment per kalenderjaar plaatsvindt in Pelt, hetzij door de betoelaagde vereniging zelf, hetzij als co-uitvoerder met de volledige bezetting.

Er worden bij de podiumkunsten geen subsidies toegekend voor volgende activiteiten:

  • Activiteiten in het kader van de reguliere werking van kerkdiensten (ingebed in liturgie, exclusief 2 grote missen bijvoorbeeld ter gelegenheid van Pasen en Kerstmis) en schoolse activiteiten. Concertmissen en missen die op televisie vertoond worden, vormen hierop een uitzondering.
  • Activiteiten voor het opluisteren van privéfeesten.
  • Gastvoorstellingen/gastoptredens in Pelt (vereniging treedt hier enkel op als organisator, niet als participant).
  • Activiteiten buiten Pelt, met uitzondering van (gedeelde) voorstellingen/eigen producties.

Hobby en vrije tijd

Verenigingen waarvan de werking enkel gericht is op ‘hobby en vrije tijd’ en die niet in een andere subsector onder te verdelen zijn, ontvangen geen subsidie.

Budget

Binnen het meerjarenplan wordt jaarlijks een budget voorzien als gemeentelijke subsidie aan de cultuurverenigingen.

54% van het totale subsidiebedrag wordt toegekend aan de verenigingen onder de categorie ‘socio-cultureel volwassenen’ en ‘kunsten volwassenen’.

46% van het totale subsidiebedrag bedrag wordt extra toegekend aan de cultuurverengingen met een jeugdwerking.

Een refertejaar van cultuurverenigingen loop van 1 juli tot 30 juni.

Volwassenwerking

De subsidie wordt berekend op basis van criteria vastgelegd in dit subsidiereglement.

Volgende activiteiten komen in aanmerking:

  • Feestmomenten
  • Recreatieve activiteiten
  • Eigen voorstellingen
  • Repetities/try-outs
  • Cursussen, lessen, workshops
  • Uitstappen
  • Kennismakingsdagen of opendeurdagen
  • Tentoonstellingen

Volgende activiteiten komen niet in aanmerking :

  • Bestuurs- en algemene vergaderingen
  • Sponsoractiviteiten (zoals eetfestijnen en andere verkoopacties)
  • Ondersteunende medewerking voor andere verenigingen/evenementen
  • Deelname aan de bijeenkomsten van deelraden en het cultuurplatform
  • Fiets- en wandeltochten

Het totale budget voorzien voor ‘volwassenwerking’ wordt verdeeld via punten, waarbij de waarde van een punt jaarlijks variabel is. Dit gebeurt door het beschikbaar budget te delen door het totaal aantal punten over alle verenigingen met volwassenwerking heen. Dit geeft een bedrag per punt. Per vereniging wordt dit bedrag vermenigvuldigd met het aantal punten dat ze scoren. Het subsidiebedrag zal verschillen per vereniging afhankelijk van het aantal punten.

Aantal activiteiten

  • Wederkerende activiteiten

De volgende puntenregeling is van toepassing op wederkerende activiteiten: 

Eénzelfde activiteit – meermaals per week 15 punten per soort activiteit voor het hele werkjaar
Eénzelfde activiteit – eenmaal per week 10 punten per soort activiteit voor het hele werkjaar
Eénzelfde activiteit – meermaals per maand 7 punten per soort activiteit voor het hele werkjaar
 Eénzelfde activiteit – eenmaal per maand 7 punten per soort activiteit voor het hele werkjaar

Voorbeeld:
3 x per week zangrepetities en 2 x per week kookles voor de leden gedurende een heel werkjaar = 30 punten voor het hele werkjaar.

1 x per week zangrepetitie voor de leden gedurende een heel werkjaar = 10 punten voor het hele werkjaar.

  • Eénmalig georganiseerde activiteiten
Eénmalige activiteit voor eigen leden 5 punten per activiteit
Eénmalige activiteit voor groot publiek en zelf georganiseerd 15 punten per activiteit
Eénmalige activiteit voor groot publiek en niet zelf georganiseerd, maar waar de vereniging aan heeft deelgenomen 5 punten per activiteit
  • Samenwerken

Verenigingen die inhoudelijk (niet ondersteunend) samenwerken met 1 of meerdere organisaties binnen of buiten Pelt, worden daarvoor beloond. Deze samenwerking kan met een andere Pelter vereniging zijn, de gemeente, een adviesraad, een buurt-/wijkcomité, een onderwijsinstelling, …

Inhoudelijke samenwerking met 1 organisatie 1 punt per activiteit
Inhoudelijke samenwerking met meerdere organisaties 3 punten per activiteit

Jeugdwerking

Een extra subsidie voor jeugdkunsten is voorzien voor elke kunstenvereniging die een structurele werking heeft voor kinderen en jongeren van 0 – 18 jaar en voldoet aan de sectorale voorwaarden voor cultuurverenigingen. Het budget voor jeugdkunsten wordt als volgt toegekend:

  • 70% van dit budget is voorzien voor de verenigingen met een prestatiegerichte jeugdwerking binnen cultuur;
  • 30% van dit budget is voorzien voor een vereniging met een recreatieve jeugdwerking binnen

Binnen bovenstaande verdeling, gelden vervolgens de volgende toekenningscriteria:

Basissubsidie

20% van het budget wordt evenredig uitgekeerd als basisbedrag. Het wordt verrekend door het beschikbaar budget voor dit criterium te delen door het totaal aantal verenigingen onder deze subcategorie. Het is voor alle verenigingen binnen deze subcategorie een gelijk bedrag.

Aantal optredens

40% van het budget wordt uitgekeerd op basis van het aantal optredens voor een open publiek. Dit gebeurt door het beschikbaar budget voor dit criterium te delen door het totaal aantal optredens over alle verenigingen binnen deze subcategorie heen. Dit geeft een bedrag per optreden. Per vereniging wordt dit bedrag vermenigvuldigd met het aantal optredens. Het bedrag zal verschillen per vereniging afhankelijk van het aantal optredens.

Een optreden van de jeugdafdeling moet voldoen aan volgende voorwaarden:

  • Duurtijd: minimum 30 minuten
  • Hoofdzakelijk uitgevoerd door jeugdleden

Werking (aantal leden)

20% van het budget wordt uitgekeerd op basis van het aantal leden tot 18 jaar. Dit gebeurt door het beschikbaar budget voor dit criterium te delen door het totaal aantal leden over alle verenigingen binnen deze subcategorie heen. Dit geeft een bedrag per lid. Per vereniging wordt dit bedrag vermenigvuldigd met het aantal leden. Het bedrag zal verschillen per vereniging afhankelijk van het aantal leden.

Gekwalificeerde begeleiding

20% van het budget wordt uitgekeerd op basis van het aantal gekwalificeerde begeleiders. Dit gebeurt door het beschikbaar budget voor dit criterium te delen door het totaal aantal gekwalificeerde begeleiders over alle verenigingen binnen deze subcategorie heen. Dit geeft een bedrag per gekwalificeerde begeleider. Per vereniging wordt dit bedrag vermenigvuldigd met het aantal gekwalificeerde begeleiders. Het bedrag zal verschillen per vereniging afhankelijk van het aantal gekwalificeerde begeleiders.

De kwalificatie van de begeleiders dient op vraag van de gemeente voorgelegd te worden.

9. Uitbetaling

Na goedkeuring wordt de subsidie uitbetaald op het rekeningnummer, vermeld op het aanvraagformulier. De aanvrager verbindt zich ertoe elke wijziging van zijn rekeningnummer onmiddellijk en schriftelijk of per email mee te delen aan de gemeente.

10. Controle

In toepassing van de wet van 14 november 1983, betreffende de toekenning en aanwending van subsidies, is de begunstigde van de subsidie ertoe gehouden:

  • de gemeente toe te laten, voor zover als nodig, de echtheid van de gegevens van de subsidieaanvraag te controleren en hieromtrent inlichtingen in te winnen met alle middelen die zij hieromtrent nodig acht;
  • de subsidie uitsluitend aan te wenden voor het doel waarvoor zij werd toegekend;
  • elke daartoe gemachtigde afgevaardigde van het gemeentebestuur toe te staan om eventueel ter plaatse, de aanwending van de toegekende subsidie te controleren. Bij niet naleving van deze bepalingen, kan het gemeentebestuur overgaan tot de gehele of gedeeltelijke terugvordering van de betrokken subsidie, in het kalenderjaar volgend op de aanvraag. Ook kan ze de toekenning van nieuwe subsidies opschorten voor het nieuwe kalenderjaar.

11. Betwistingen / Beroep

Het college van burgemeester en schepenen regelt alle niet voorziene gevallen, beslist, eventueel na advies van het sectoraal adviesorgaan, bij betwistingen en wordt gemachtigd alle schikkingen te treffen die zich opdringen voor de toepassing en uitvoering van dit reglement.

Betwistingen moeten, binnen één maand na kennisgeving van de beslissing over de toekenning van de subsidie aan de aanvrager, schriftelijk of per mail gericht worden aan het college van burgemeester en schepenen. Tegen beslissingen van het college van burgemeester en schepenen kan een beroep tot vernietiging bij de Raad van State worden ingesteld.

12. Inwerkingtreding

Dit reglement heeft, behoudens vervanging, aanpassing of afschaffing, een onbepaalde duur en treedt in werking op 1 januari 2020 met als start de startdatum van de referteperiode zoals sectoraal bepaald. Dit kan afhankelijk van de sector 1 juli 2019 zijn of 1 september 2019.