Subsidiereglement sinterklaascomités

1. Doel

Het gemeentebestuur gelooft in de waarde van een bloeiend verenigingsleven. Mensen ontmoeten elkaar rond gezamenlijke interesses of organiseren samen allerlei activiteiten. Ze nemen spontaan initiatief, tonen engagement en dragen zorg voor leden, vrienden en activiteiten. Het gemeentebestuur wil verenigingen stimuleren om deze belangrijke maatschappelijke rol ten volle op te nemen en hen uitdagen om mee te werken aan de doelstellingen van het gemeentelijk meerjarenplan.

2. Begripsbepaling

Ondersteuning: een financiële steun in de vorm van een subsidie aan Pelter verenigingen.

Vereniging: een organisatie met leden die een gemeenschappelijk doel nastreven.

Lid van een vereniging: een natuurlijk persoon die op de ledenlijst staat tenzij anders bepaald in de sectorale omschrijving.

Criterium: een aspect dat een onderscheid maakt, een bepaalde eigenschap die kwalitatief en/of kwantitatief wordt beschreven en waaraan een vraag kan worden getoetst of gewogen.

Kwantitatief: een eigenschap die peilt naar bepaalde aantallen bijv. leden, aantal activiteiten, aantal aanwezigheden,...

Kwalitatief: eigenschap die zoekt naar bepaalde kwaliteiten, vaak minder telbaar zoals niveau van begeleiding, variatie in aanbod,...

Referteperiode: de periode van 1 jaar die in aanmerking wordt genomen voor de beoordeling van de criteria voor berekening van de subsidies. Deze kan per sector verschillen op het vlak van begin- en einddatum.

3. Basisvoorwaarden

Om als een Pelter vereniging beschouwd te worden, dient men gelijktijdig aan de volgende voorwaarden te voldoen:

  1. Haar maatschappelijke zetel bevindt zich in Pelt en/of meer dan 50% van de activiteiten vindt in Pelt plaats en/of meer dan 50% van de leden wonen in Pelt. Er moet minstens aan twee van deze drie criteria voldaan zijn.
  2. Een autonoom bestuur hebben met minstens 3 personen.
  3. Minimum 5 leden hebben tijdens de referteperiode.
  4. Een reguliere werking kunnen aantonen aan de hand van een activiteitenverslag.
  5. Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid hebben voor de vereniging en een verzekering lichamelijke ongevallen voor de leden. Verenigingen die een eigen lokaal beheren, hebben daarvoor een brandverzekering.

Om als Pelter vereniging gesubsidieerd te worden moet men:

  1. Voldoen aan de voorwaarden om als Pelter vereniging beschouwd te worden.
  2. Over een bankrekeningnummer beschikken op naam van de vereniging.
  3. Op elke externe communicatie, het authentieke gemeentelogo en de vermelding ‘Met steun van de gemeente Pelt’ opnemen.
  4. Desgevallend het authentieke gemeentelogo van de gemeente Pelt op een duidelijk zichtbare plaats aanbrengen op de kledij (uniform, sportuitrusting, spelkleding, …) zodra de gemeente hierover een voorstel uitwerkt.
  5. De Nederlandse taal als voertaal binnen haar communicatie en werking gebruiken.
  6. Aan al haar financiële verplichtingen ten aanzien van de gemeente voldaan hebben op het ogenblik van het indienen van het dossier.
  7. Alle activiteiten open voor groot publiek publiceren in de UiTkalender.
  8. De principes en de regels van de democratie en van het Europees verdrag van de rechten van de mens onderschrijven en toepassen in hun werking
  9. Voldoen aan eventuele bijkomende sectorale voorwaarden.

Komen niet in aanmerking voor het bekomen van subsidies op basis van dit reglement:

  1. Serviceclubs
  2. Politieke partijen en hun jongerenbewegingen. Als politieke partij wordt beschouwd de vereniging van natuurlijke personen, al dan niet met rechtspersoonlijkheid die deelneemt aan de verkiezingen die door de Grondwet, de wet en het decreet zijn bepaald.
  3. Verenigingen met als doel het verspreiden van een levensbeschouwelijke boodschap die zowel religieus als niet-religieus kan zijn.

4. Sectorale voorwaarden

Cultuurverenigingen: Verenigingen die een werking ontplooien in groepsverband gericht op gemeenschapsvorming, cultuurparticipatie, maatschappelijke activering of educatie rond socio-culturele, hobby en vrije tijdsinitiatieven en kunst.

Gezinsverenigingen: Verenigingen die streven naar een kind- en gezinsvriendelijke samenleving.

Jeugdverenigingen: Verenigingen voor en door kinderen en jongeren van 3 tot en met 30 jaar, in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en ter bevordering van de algemene en integrale ontwikkeling van de kinderen en jongeren die vrijwillig deelnemen.

Milieu- en natuur: Verenigingen die het groen-, natuur-, milieu- en klimaatbewustzijn stimuleren.

Seniorenverenigingen: Verenigingen met als primaire doelstelling het organiseren van activiteiten voor senioren. Deze activiteiten bevorderen de ontmoeting tussen senioren. De activiteiten kunnen ontspannend, cultureel, educatief of sportief van aard zijn. De vereniging heeft met haar werking een gemeenschapsvormende functie.

Sinterklaascomités: Verenigingen die met vrijwilligers instaan voor de ontvangst van Sinterklaas in de gemeente of in een Pelter dorp. Verenigingen die samen met andere lokale initiatieven in de gemeente of in een Pelter dorp het sinterklaasfeest vorm geven.

Sportverenigingen: Verenigingen met als hoofddoelstelling het beoefenen van sport en het organiseren van activiteiten met een competitief of recreatief karakter, individueel of in groepsverband en waarbij de fysieke inspanning van mens of dier centraal staat.

Welzijnsverenigingen: Verenigingen die het lichamelijk, geestelijk en maatschappelijk welbevinden van de Pelter bevolking bevorderen. Verenigingen die de levensomstandigheden van kwetsbare Pelter inwoners als primaire doelstelling hebben. Hun activiteiten stimuleren de actieve participatie van burgers.

Het college van burgemeester en schepenen oordeelt op basis van de aanvraag tot welke sector de vereniging behoort. In het kader van dit subsidiereglement kan een vereniging slechts tot één sector behoren.

5. Bedrag subsidie

De subsidie wordt toegekend binnen de perken van het daartoe voorziene budget in het gemeentelijk meerjarenplan. De werkingssubsidie wordt berekend op basis van sectorale criteria. 

6. Aanvraagprocedure

De subsidie kan enkel aangevraagd worden door het daartoe voorziene aanvraagformulier in te vullen en in te dienen. Het aanvraagformulier is online beschikbaar via de website van de gemeente Pelt. De aanvraag moet vóór 1 oktober ingediend worden. De subsidieaanvraag handelt over de activiteiten van het voorgaande werkjaar. De aanvrager van de subsidie is verantwoordelijk voor de ingevulde gegevens op het aanvraagformulier. Het aanvraagformulier dient ingevuld te worden door de personen die gemachtigd zijn de vereniging te verbinden. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt uitsluitend bij de vereniging zelf. De gemeente is niet gehouden deze machtiging te controleren. Bij niet of het onvolledig indienen van het dossier worden de verenigingen die binnen dit reglement het voorafgaande jaar subsidies ontvingen, door de gemeente, per email, uiterlijk op 10 oktober verwittigd. Vanaf deze verwittiging heeft de vereniging 10 kalenderdagen om alsnog het dossier in te dienen of te vervolledigen.

7. Toekenningsvoorwaarden

De subsidie wordt berekend op basis van de gegevens over de werking van het volledige werkingsjaar waarvoor de subsidie wordt ingediend (is sectorafhankelijk). De subsidie wordt in het kalenderjaar uitbetaald waarin de aanvraag wordt ingediend.

 8. Specifieke sectorale voorwaarden sinterklaascomités

Doel

In Pelt zijn verschillende sinterklaascomités actief. Naast de sinterklaascomités zijn er nog andere verenigingen en groeperingen die de traditie van Sinterklaas in ere houden. De subsidieregeling is een erkenning voor de inspanningen van deze organisaties om van het sinterklaasfeest een kindvriendelijk en gemeenschapsvormend moment te maken.

Begripsbepaling

Sinterklaascomité: vereniging die met vrijwilligers instaat voor de ontvangst van Sinterklaas in de gemeente of in een Pelter dorp.

Andere initiatiefnemers: naast een sinterklaascomité kunnen in eenzelfde Pelter dorp nog andere organisatoren aanwezig zijn die activiteiten organiseren in het kader van het sinterklaasfeest.

Sectorale voorwaarden

Deze sectorale voorwaarden handelen over de ‘sinterklaascomités’. Sinterklaascomités organiseren minimaal één feestelijke activiteit als onthaal van Sinterklaas in de gemeente of in een Pelter dorp. De activiteit staat open voor alle kinderen van het kerkdorp of voor alle kinderen van Pelt. Als er in een Pelter dorp meerdere initiatiefnemers actief zijn rondom het feest van Sinterklaas worden er onderling afspraken gemaakt over de verdeling van het budget.

Budget

In het meerjarenplan wordt jaarlijks een budget voorzien dat wordt uitgekeerd als gemeentelijke subsidie voor de sinterklaasvieringen. Het budget wordt verdeeld op basis van de toekenningsvoorwaarden.

Het refertejaar loopt van 1 september tot 31 augustus.

Toekenningsvoorwaarden

Het bedrag wordt verdeeld op basis van het aantal kinderen van 0 tot en met 12 jaar dat ingeschreven is in het Pelter dorp waarin het sinterklaascomité actief is. Het subsidiebedrag wordt berekend door het beschikbaar budget te delen door het totaal aantal kinderen in Pelt. Dit geeft een bedrag per kind. Per sinterklaascomité wordt dit bedrag vermenigvuldigd met het aantal kinderen dat ingeschreven is in het werkingsgebied van de vereniging. Het bedrag zal verschillen per sinterklaascomité.

De subsidie wordt uitbetaald aan de sinterklaascomités op basis van een schriftelijk overzicht van de activiteit(en) die men heeft georganiseerd. Desgevallend zal het schriftelijk overzicht de afspraken vermelden die gemaakt werden onder de verschillende initiatiefnemers aangaande de besteding van de subsidies.

Bij gebrek aan een initiatief in een Pelter dorp kan een ander sinterklaascomité zich engageren om de kinderen van dit dorp te betrekken en uit te nodigen op hun activiteit(en).

9. Uitbetaling

Na goedkeuring wordt de subsidie uitbetaald op het rekeningnummer, vermeld op het aanvraagformulier. De aanvrager verbindt zich ertoe elke wijziging van zijn rekeningnummer onmiddellijk en schriftelijk of per email mee te delen aan de gemeente.

10. Controle

In toepassing van de wet van 14 november 1983, betreffende de toekenning en aanwending van subsidies, is de begunstigde van de subsidie ertoe gehouden:

  • de gemeente toe te laten, voor zover als nodig, de echtheid van de gegevens van de subsidieaanvraag te controleren en hieromtrent inlichtingen in te winnen met alle middelen die zij hieromtrent nodig acht;
  • de subsidie uitsluitend aan te wenden voor het doel waarvoor zij werd toegekend;
  • elke daartoe gemachtigde afgevaardigde van het gemeentebestuur toe te staan om eventueel ter plaatse, de aanwending van de toegekende subsidie te controleren. Bij niet naleving van deze bepalingen, kan het gemeentebestuur overgaan tot de gehele of gedeeltelijke terugvordering van de betrokken subsidie, in het kalenderjaar volgend op de aanvraag. Ook kan ze de toekenning van nieuwe subsidies opschorten voor het nieuwe kalenderjaar.

11. Betwistingen / Beroep

Het college van burgemeester en schepenen regelt alle niet voorziene gevallen, beslist, eventueel na advies van het sectoraal adviesorgaan, bij betwistingen en wordt gemachtigd alle schikkingen te treffen die zich opdringen voor de toepassing en uitvoering van dit reglement.

Betwistingen moeten, binnen één maand na kennisgeving van de beslissing over de toekenning van de subsidie aan de aanvrager, schriftelijk of per mail gericht worden aan het college van burgemeester en schepenen. Tegen beslissingen van het college van burgemeester en schepenen kan een beroep tot vernietiging bij de Raad van State worden ingesteld.

12. Overgangsmaatregel

Conform artikel 351 van het decreet Lokaal Bestuur vervangt dit reglement alle vorige gemeentelijke sectorale subsidiereglementen van de samengevoegde gemeenten Neerpelt en Overpelt.

Om te voorkomen dat er, bij een ongewijzigde werking, significante verschillen ontstaan in de uitgekeerde subsidiebedragen in vergelijking met de toepassing van de voorgaande subsidieregeling , wordt er gedurende 3 kalenderjaren in een overgangsmaatregel voorzien. Deze maatregel houdt in dat op basis van de berekening volgens het voorliggend reglement en rekening houdend met het uitgekeerde bedrag in het referentiejaar 2018 in 2020 maximaal 33% meer of minder wordt uitgekeerd. In 2021 is dat 66% om in 2022 naar de volle 100% te evolueren.

Jaar Maximaal uitkeerbaar bedrag
2020 Maximaal het bedrag dat uitgekeerd werd in 2018 + of – 33%
2021 Maximaal het bedrag dat uitgekeerd werd in 2018 + of – 66%
2022 Maximaal het bedrag dat uitgekeerd werd in 2018 + of – 100%

Deze overgangsregel is van toepassing op de regeling voor gezinsverenigingen, jeugdverenigingen, milieu- en natuurverenigingen, seniorenverenigingen en welzijnsverenigingen. Deze overgangsmaatregel is niet van toepassing op de cultuurverenigingen en de sportverenigingen. Voor deze sectoren zit er een compensatie in tarieven voor de huur van de gemeentelijke accommodatie.

13. Inwerkingtreding

Dit reglement heeft, behoudens vervanging, aanpassing of afschaffing, een onbepaalde duur en treedt in werking op 1 januari 2020 met als start de startdatum van de referteperiode zoals sectoraal bepaald. Dit kan afhankelijk van de sector 1 juli 2019 zijn of 1 september 2019.